La mejor contabilidad y contabilidad para pequeñas empresas

Líder de ventas, gerente y representante de servicio al cliente son solo algunas de las funciones que desempeña como propietario de una pequeña empresa. ¡Ahora agregue al contable y al contador a esa lista!

A menos que usted realmente esté dirigiendo un negocio de contabilidad o teneduría de libros, mantener los registros de su negocio puede parecer abrumador. Todo, desde pagar sus impuestos hasta planificar viajes futuros, depende de tener números precisos.

Ningún artículo puede decirle todo lo que necesita saber sobre contabilidad empresarial, ¡pero reunimos 10 consejos para ayudarlo a que sea lo más simple posible!

Diez consejos para la contabilidad y la contabilidad de pequeñas empresas

Ya sea que recién esté iniciando una pequeña empresa o que ya haya tenido una durante algunos años, estos sencillos consejos lo ayudarán a mantenerse organizado.

1. Conozca la jerga básica de teneduría de libros y contabilidad.

Cuando decidió iniciar su negocio, solo esperaba ganar más dinero del que invertía. Ahora es el momento de ponerse al día con los términos comunes de contabilidad y contabilidad. No se avergüence si no está familiarizado con todas las definiciones técnicas. ¡Este es el momento de aprender!

¿Qué es una venta? Una venta es una transacción por la que recibe dinero en efectivo, también conocida como “entrada de dinero”.

¿Qué es un gasto? También llamado “salida de dinero”, un gasto es algo que usted paga, como suministros o alquiler.

¿Qué es un pasivo? Mucha gente confunde responsabilidad con gastos. Pero, en realidad, un pasivo es algo por lo que se debe dinero, como un préstamo para una pequeña empresa.

¿Qué es un activo? Un activo es un artículo que posee su empresa, como una impresora.

¿Qué son los ingresos? Los ingresos son los ingresos que obtiene su empresa por una venta. Para determinar sus ganancias, reste sus gastos de sus ingresos.

¿Qué son las cuentas por cobrar? Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que sus clientes le deben cuando les envía una factura.

2. Cree los tres documentos imprescindibles para el éxito financiero.

Ahora que conoce algunos de los términos clave, ¡debe ponerlos en práctica! Hay tres documentos básicos que le ayudarán a responder preguntas críticas sobre su negocio. Estos le ayudarán a determinar dónde comprometer fondos en el futuro y cómo crear su plan de negocios. Le cuentan la historia de lo que realmente está sucediendo en su negocio.

Balance general: ¿Cuánto vale su negocio?

Su balance muestra los activos, pasivos y capital contable de su negocio. Básicamente es un desglose de lo que debes versus lo que posees. Recuerde, los activos son elementos propiedad de su empresa y los pasivos son cosas que usted debe. El capital es el valor de los activos de su empresa menos los pasivos; es básicamente el valor que le daría a su empresa si tuviera que ponerle un precio hoy.

Estado de pérdidas y ganancias: ¿Es rentable su negocio?

Su estado de pérdidas y ganancias es un resumen de sus ingresos menos los gastos durante un período de tiempo, generalmente un trimestre del año a la vez. Muestra sus ganancias o pérdidas de un vistazo durante ese período de tiempo.

Estado de flujo de efectivo: ¿Adónde va el efectivo de su empresa?

Este estado de cuenta clasifica el flujo de efectivo en tres tipos de actividades:

• Operación: ¿Cuánto gana su negocio día a día?
• Inversión: ¿Están dando frutos los activos que ha adquirido para su negocio?
• Financiamiento: ¿Cuánto efectivo ha invertido en su negocio? Esto también puede reflejar cuánto dinero ha pedido prestado, pero creemos que es mejor operar su negocio libre de deudas. Cuando no estás haciendo pagos de deudas, ¡puedes quedarte con tus ganancias para pagarte a ti mismo!

¿No sabes cómo empezar a crear estos documentos? Puede encontrar plantillas gratuitas en línea, pero a medida que su negocio se vuelva más rentable (o más complicado), deberá considerar trabajar con un profesional para administrar estos documentos.

3. Separar gastos comerciales y personales.

Una de las reglas más importantes (y a menudo más difíciles) a seguir al administrar una pequeña empresa es mantener separados los gastos comerciales y personales.

¿Tiene preguntas sobre impuestos para pequeñas empresas? RamseyLos profesionales de impuestos de confianza son una extensión de su negocio.

Esa línea es especialmente borrosa cuando comienzas, ¡así que configura una cuenta bancaria separada para tu negocio desde el principio!

4. Realice un seguimiento de todos los gastos comerciales.

Dado que tendrá una cuenta comercial separada, úsela para realizar un seguimiento de cada gasto con recibos y una tarjeta de débito comercial exclusiva. Esto puede parecer simple, pero es muy importante mantenerse al día con la actividad a efectos fiscales y de seguimiento de ganancias.

5. Guarde registros contables importantes.

Es inteligente conservar este tipo de documentos, como la gestión de nóminas y de inventario, para fines fiscales y otros fines comerciales. Una buena regla general que le ayudará a evitar que le pillen sin un documento importante es, si tiene dudas, escanearlo y guardarlo.

• Estados de cuenta bancarios
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito (¡pero le recomendamos que administre su negocio sin deudas!)
• Cheques cancelados
• Ingresos
• Facturas
• Facturas de clientes
• Pagos de clientes
• Recibos de ventas
• Comprobante de deposito
• Declaraciones de impuestos
• Formularios 1099
• Documentación de nómina

Hacer copias digitales de los registros contables y almacenarlos en un archivo designado y protegido con contraseña en su computadora es una forma eficaz de mantenerlos organizados y fácilmente accesibles. O puedes conseguir una caja para archivos de la vieja escuela y tenerla a mano en tu oficina. De cualquier manera, solo asegúrese de que su sistema de almacenamiento esté seguro y protegido de los elementos. (Los recibos antiguos se desvanecen con el tiempo).

6. Mantener actualizados los estados contables.

Enviar una factura no es lo mismo que tener dinero en la mano. Por eso son tan importantes los estados de flujo de efectivo precisos. Dependiendo de sus clientes, productos y sistema de pago, es posible que tenga que esperar por las cuentas por cobrar más tiempo del que le gustaría. Sin ese pago de su cliente, es posible que no tenga el efectivo que necesita para cubrir las facturas y otros gastos futuros. (¡Esta es una gran razón para mantener un fondo de emergencia para su negocio!)

Esté atento a los pagos entrantes y verifique periódicamente si hay facturas no pagadas. ¡Es posible que deba enviar algunos avisos de vencimiento!

7. Esté preparado para gastos importantes.

Incluso con su balance general y sus informes de flujo de efectivo cuidadosamente mantenidos, es difícil predecir lo que sucederá en el futuro. Por eso siempre es una buena idea planificar gastos significativos o sorprendentes (o significativamente sorprendentes) con un colchón de ahorros.

Mantenga un fondo de emergencia separado para su negocio. Guarde fondos de emergencia separados para su vida comercial y personal. Ambos deberían brindarle suficiente efectivo para cubrir sus gastos durante tres a seis meses. Para su negocio, ese dinero extra puede ayudarle a cubrir grandes gastos no planificados que no pueden esperar. Por ejemplo, si tienes una copistería, ¿qué pasaría si tu impresora se estropeara y tuvieras que esperar hasta ahorrar lo suficiente para comprar una nueva? ¡Imagínese todo el negocio que perdería! Pero si tuviera dinero en efectivo a mano, podría reemplazar la impresora y volver a la normalidad en poco tiempo.

No se endeude para su negocio: ¡pague siempre en efectivo! Tendrá menos riesgo y su negocio será rentable más rápido cuando opere sin deudas. Devuelva todo lo que gane al negocio, especialmente al principio, y viva de manera eficiente tanto en su vida empresarial como personal. ¡Un futuro sin deudas vale la pena!

8. Utilice el método contable adecuado.

El método de contabilidad que utilice su empresa tendrá reglas sobre cuándo y cómo documentar los ingresos y gastos en sus propios registros y en los informes al IRS. Afectará la forma en que realiza un seguimiento de todo, desde sus balances hasta sus estados de flujo de efectivo.

Normalmente existen dos tipos de métodos contables que utilizan la mayoría de las empresas:

Método de contabilidad de efectivo: este es el método más simple. Los ingresos se registran cuando recibe el efectivo y los gastos se registran después de pagar la factura. Este método le brinda una vista en tiempo real del flujo de caja de su negocio.

Por ejemplo, supongamos que Jane utiliza el método de contabilidad de efectivo y vende una camisa el miércoles. El pago vence en 30 días, por lo que registrará su venta en 30 días cuando cobre el efectivo. Si Jane compra inventario el miércoles y su factura vence en 30 días, registrará el gasto cuando pague su factura en 30 días.

Método de contabilidad de acumulación: el IRS exige este método para las empresas que se ocupan del inventario y la fabricación. Los ingresos se comparan con los gastos independientemente de cuándo se recauda realmente el efectivo. Este método puede resultar útil para empresas con ciclos económicos prolongados. Si se necesitan largos períodos de tiempo para cobrar el dinero de un cliente, el método de acumulación le ayudará a ver el dinero que llegará en el futuro.

Volvamos a Jane; Esta vez, está utilizando el método de contabilidad de acumulación (o devengo). Si Jane vende una camisa el miércoles y el pago vence después de 30 días, registrará su venta el miércoles, no cuando se cobre el efectivo. De manera similar, si Jane compra inventario el miércoles y su factura vence en 30 días, registrará el gasto el miércoles en lugar de esperar hasta pagar su factura en 30 días.

El método de caja suele ser la mejor opción para la mayoría de las empresas. Sin embargo, si se ocupa del inventario y la fabricación, el método de acumulación podría ser adecuado o incluso necesario para usted. En última instancia, usted y su profesional de impuestos pueden tomar la decisión sobre qué método prefiere.

9. Prepárese para los impuestos personales y comerciales.

Aquí es donde las cosas pueden ponerse realmente complicadas para una pequeña empresa. No espere hasta el último minuto para preparar los impuestos de su pequeña empresa. Evite sorpresas y errores preparándose durante todo el año para estos importantes impuestos:

Impuesto sobre la renta: debe pagar impuestos sobre la renta según la estructura de su negocio. En algunos casos, los impuestos se pagan como ingresos comerciales y, en otros, como ingresos personales.

Dependiendo de la forma en que haya estructurado legalmente su negocio, tendrá diferentes consecuencias fiscales. Por ejemplo, si tiene una empresa unipersonal, los impuestos comerciales se pagan como parte de su impuesto sobre la renta personal, conocido como impuestos "transferidos". Pero si tiene una sociedad de responsabilidad limitada, pagará impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y ningún impuesto corporativo. Nuevamente, todo esto depende de cómo estructuró su negocio.

Descubra qué estructura empresarial es mejor para su pequeña empresa y cuáles son las implicaciones fiscales para esa configuración.

Impuesto sobre la nómina: si tiene empleados, se requieren varios pasos para presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina. Necesitará un Número de identificación de empleador federal (FEIN) y un Número de identificación estatal para cada estado en el que opera su empresa.

Estos impuestos deben depositarse quincenalmente o mensualmente y reportarse trimestralmente. La mayoría de las empresas nuevas depositan mensualmente.

Impuesto sobre las ventas: si su empresa vende productos, debe cobrar el impuesto sobre las ventas de cada uno de sus clientes. Los impuestos sobre las ventas varían según el estado, el condado y la ciudad. ¡Ay! Esto se vuelve aún más complicado si su empresa vende productos en varias ubicaciones o en línea.

Dado que lo fundamental en la preparación de impuestos de las pequeñas empresas es ser diligente, minucioso y estar informado en todo momento, hable con un profesional de impuestos para obtener ayuda para recaudar el impuesto sobre las ventas correctamente.

10. Considere contratar a un profesional contable o teneduría de libros, al menos temporalmente.

El mundo se ha vuelto electrónico y está basado en Internet, y esto es especialmente cierto en el caso del soporte contable y contable. Pero si utiliza software por su cuenta para administrar sus libros, no tendrá un par de ojos experimentados revisando su trabajo. Esto deja mucho margen para errores del usuario y un mayor riesgo. ¿Qué pasa si ingresa mal sus ingresos? Sin un profesional que eche un vistazo a tu trabajo, existe una gran posibilidad de que tu error pase desapercibido.

Claro, la mayoría de las plataformas de software de contabilidad vienen con algún tipo de soporte, pero generalmente es soporte técnico para solucionar problemas de programas específicos de software. Necesitas ayuda de otro tipo. Quiere una solución respaldada no solo por expertos técnicos sino también por profesionales de contabilidad y teneduría de libros del mundo real para ayudar a garantizar que sus libros sean precisos en todo momento.

Es por eso que vale la pena trabajar con una persona real que pueda ayudarlo a tomar decisiones inteligentes con su negocio.

¿Qué profesionales pueden ayudarle con las necesidades contables y de su pequeña empresa?

• Contador público certificado (CPA): considérelo su director financiero externo. Los contadores públicos se someten a una amplia capacitación y pruebas y también deben cumplir con requisitos éticos y de educación continua. Muchos se especializan en la preparación y planificación de impuestos comerciales. Cuanto más complicados sean sus impuestos, más beneficiosa puede ser la ayuda de un contador público certificado.
• Agente inscrito: un agente inscrito debe aprobar un examen exhaustivo que cubra las leyes fiscales individuales y comerciales. También deben cumplir con los requisitos de educación continua para mantener sus licencias y pueden representarlo ante el IRS si es auditado.
• Contador: Los contables pueden manejar una variedad de actividades para su negocio, desde pagos de facturas hasta actividades comerciales y responsabilidades financieras.

No es necesario contratar a un contable o contador a tiempo completo para mantener sus finanzas organizadas. Subcontrate tareas financieras específicas a un profesional de impuestos con experiencia en el manejo de cuentas comerciales.

¿Necesita más ayuda contable y contable?

¡Hay mucho que seguir! La contabilidad y la teneduría de libros para una pequeña empresa es más trabajo de lo que la mayoría de las personas promedio pueden (o quieren) manejar por sí solas. ¡La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas dedican entre 21 y 120 horas al año a llevar los libros y los impuestos! ⁽¹⁾ ¡Es mucho tiempo que podría aprovecharse mejor generando nuevas ideas, administrando su equipo y simplemente disfrutando de la vida!

El profesional adecuado debe dedicarse a ahorrarle tiempo y dinero en sus impuestos.

¿No sabes por dónde empezar? Podemos ponerlo en contacto con uno de nuestros proveedores locales respaldados (ELP) recomendados. ¡Encuentre hoy un profesional de impuestos autorizado y de primer nivel en su área!

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