11 consejos de productividad para propietarios de pequeñas empresas: administre su día y su lista de tareas pendientes
¿Alguna vez has sentido que hay más lista de tareas pendientes que un día para hacerlas? Lo entendemos. Algunos días son una locura, especialmente cuando tienes un negocio. Pero si trabajas constantemente como director de todo, con el tiempo te convertirás en director exhausto . Y no se puede administrar un negocio exitoso si se está agotando.
Entonces, ¿cómo gestiona su día de manera más productiva para tener tiempo para recuperar el aliento y hacer las cosas que más desea hacer? Haciendo algunos cambios importantes de prioridades y hábitos. No se trata de una reforma aterradora o imposible. Se trata de desafiar la forma en que utilizas las 24 horas que tienes al día para hacer las cosas.
Ese desafío comienza con cómo ve la productividad. Entonces, antes de entrar en nuestra lista de consejos de productividad para propietarios de pequeñas empresas, echemos un vistazo a qué es realmente la productividad y cómo reelaborar sus prioridades para hacer lo correcto.
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¿Qué es (y qué no es) la productividad?
Cuando piensa en la productividad para pequeñas empresas o empresas de cualquier tamaño, ¿qué le viene a la mente? Tal vez se imagine a un jefe caminando rápidamente por la oficina ladrando órdenes mientras habla por teléfono y un asistente agotado lo prepara para el día. Guardemos esa imagen para las películas.
También puede eliminar cualquier presión que sienta para dar sus pasos en la cinta mientras responde correos electrónicos y escucha a medias un podcast de liderazgo. Eso es un ejercicio de locura.
La productividad no es sólo hacer más cosas. Y definitivamente no se trata de realizar múltiples tareas ni de estar ocupado por estar ocupado. Productividad es hacer lo correcto , con eficiencia, sí, pero también con excelencia y con un propósito que realmente importa para usted y su negocio.
¿Y cómo decides qué hacer? Obtienes una idea clara de dónde está realmente gastando tu tiempo en primer lugar y de cómo todo lo que estás haciendo te hace avanzar o te frena. Usar un cuadrante de gestión del tiempo (también llamado Matriz de Eisenhower) le ayudará a agrupar sus actividades diarias en cuatro categorías:
- Importante y urgente: ¿tengo que hacerlo ahora o pronto?
- Importante pero no urgente: ¿ tengo que retrasarlo o planificarlo?
- No es importante pero sí urgente. ¿Necesito delegarlo?
- No es importante ni urgente. ¿Tengo que descartarlo o eliminarlo?
Una vez que identifique lo que debe hacerse, retrasarse, delegarse y eliminarse cada semana (y dónde está invirtiendo demasiado o muy poco tiempo ahora), trabajará de manera más inteligente, no sólo más intensa.
Consejo profesional: consulte 5 pasos sencillos para una gestión exitosa del tiempo para emprendedores . ¡Le ayudará a aprovechar al máximo los consejos de productividad para propietarios de pequeñas empresas de los que hablaremos a continuación!
Una estrategia esencial para gestionar su día y su lista de tareas pendientes
¿Alguna vez escuchaste que si tratas todo como si fuera la máxima prioridad, nada lo es realmente? ¡Es cierto! Todos hemos sido culpables de pasar de un proyecto a otro (o de un problema a otro) como un murciélago salido del infierno sin molestarnos en establecer prioridades. Y lo único que terminamos es un gran desastre, mucho tiempo perdido y, por lo general, un enorme dolor de cabeza.
Pero todo lo que se necesita para solucionar el problema es tener claridad sobre su prioridad diaria. Observe que dijimos “prioridad”, no “prioridades”. Tienes muchas cosas que deseas lograr en un día, pero para aumentar tu productividad, comienza con la tarea más importante que deseas realizar. A esto lo llamamos definir su A1, o salsa para bistec diaria.
Defina su prioridad diaria (su “salsa para bistec diaria”)
Así es como usted determina qué es lo más importante cada día:
Cada negocio pasa por cinco etapas distintas. Descubra en qué etapa se encuentra su negocio con nuestra evaluación gratuita.
1. Haga una lista de todas las cosas de su lista de tareas pendientes sin ningún orden en particular.
2. Clasifica tus actividades en tres grupos.
A – Lo que necesitas hacer hoy
B – Lo que debes hacer muy pronto
C – Todo lo demás (estas son ideas a las que llegará en unas semanas, las delegará o las guardará para más adelante)
Pista: Colocarás elementos en el cubo A de los cuadrantes 1 y 2 de tu Matriz de Eisenhower. La mayoría de los artículos del cubo B provendrán del cuadrante 2. Y el cubo C tendrá artículos del cuadrante 3. (La mayoría de los artículos del cuadrante 4 ya están en la tabla de cortar). ¿Ves cómo funcionan juntas la Matriz de Eisenhower y la salsa para bistec diaria?
3. Mire las A y elija lo más importante que debe hacer. Ese es tu A1: aquello a lo que dedicarás tus momentos más preciados. Continúe clasificando todas sus A, de modo que tenga A1, A2, A3, etc.
4. Clasifica las B y las C de la misma manera.
5. Ahora, crea tu nueva lista de tareas prioritarias. Ahí lo tienes: tu plan para el día.
Al comienzo de cada día, haga una lista de lo que se debe hacer ese día, centrándose en A1, A2 y A3. Estos son sus 3 principales diarios. Si un miembro del equipo llega con un problema, pregúntese: ¿Es salsa para bistec? ¿Es más importante (no más urgente) que mi A1? De lo contrario, pídale a un miembro de su equipo que busque a alguien más que lo ayude a manejarlo.
Cuando planifica cuidadosamente su día, le brinda una medida sólida para evaluar las interrupciones y un lugar al que regresar después de que ocurra la interrupción. Cuando Dave Ramsey implementó la salsa para bistec diaria en sus primeros años como director ejecutivo de Ramsey Solutions, cambió el curso del negocio. Finalmente pudo gestionar sus actividades en lugar de intentar gestionar los resultados.
Consejo profesional: utilice la plantilla de lista de tareas pendientes imprimible en nuestra Guía definitiva para la gestión del tiempo de EntreLeadership para gestionar su lista diaria. Escribir las cosas físicamente te ayuda a fijarlas en tu mente para que realmente las hagas. Siempre puedes transferir tu lista a tu teléfono o computadora más tarde.
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