4 secretos para reuniones superproductivas
¿Las reuniones en su empresa a veces parecen una pérdida de tiempo? Si es así, no estás solo. De más de 11 millones de reuniones formales celebradas cada día en Estados Unidos, el 71% de los asistentes siente que esas reuniones no son productivas, según una encuesta de Microsoft. ¡Eso es casi dos tercios de los participantes! Si a esto le sumamos el casi 40% que admite haberse quedado dormido en algún momento o el 90% que confiesa soñar despierto al menos durante una parte de estas reuniones, se entenderá por qué las reuniones se han ganado tan mala reputación.
Pero si se llevan a cabo correctamente, las reuniones son todo menos reuniones inútiles que matan el cerebro y consumen tiempo. De hecho, pueden aumentar la productividad y la comunicación a pesar del tiempo que requieren. Como Dave enseña en EntreLeadership Master Series , existen varias formas de mantener su reunión encaminada y que valga la pena. Para que pueda comenzar a organizar excelentes reuniones, enumeramos algunos de los problemas más comunes y cómo solucionarlos.
- El problema: las reuniones nunca comienzan a tiempo.
La solución: Benjamín Franklin tenía razón. El tiempo es dinero. Entonces, cuando su personal llega tarde, incluso con unos minutos de retraso, le está costando dinero. Informe a todos los miembros de su equipo por escrito que llegar tarde a una reunión no es una opción. Sea amable pero claro. Los asistentes deben estar preparados y listos para partir, incluso si eso significa llegar 10 minutos antes. Tus reuniones comenzarán a tiempo, sin importar cuántas personas falten.
- El problema: Parece que nunca se logra nada excepto programar otra reunión.
La solución: establezca una agenda y cúmplala. En la empresa de Dave, el horario se puede cambiar hasta una hora antes de la reunión. Pero una vez que está listo, está listo. Si alguien se desvía, es su trabajo como líder recuperarlo. Si un problema no se resuelve, asigne a alguien para que trabaje en ello e informe antes de una fecha determinada, luego siga adelante.
- El problema: nadie presta atención.
La solución: en el mundo actual del TDA, la capacidad de atención promedio es de 10 a 18 minutos. Así que incluso una reunión de 30 minutos puede hacer que la gente se retire. Mantenga a su equipo comprometido solicitando opiniones y evite los sermones, un factor seguro que acaba con la atención. Para reuniones más largas, programe descansos.Otros cazadores de focos incluyen:
Hora del día: Demasiado temprano o demasiado tarde puede acabar con una reunión más rápido de lo que Cleveland perdonó a LeBron James. El horario perfecto para una sesión, según un estudio de la empresa de programación online When Is Good, es el martes a las 3 de la tarde.
El juego del hambre: si programa una reunión alrededor de la hora del almuerzo, asegúrese de que haya almuerzo. Nada desviará tanto a alguien como el canto de sirena de las sobras de pizza que se recalientan en el microondas de al lado.
Teléfonos inteligentes: Estudios realizados por la Escuela de Negocios Marshall de la Universidad del Sur de California han demostrado que revisar mensajes de texto y correos electrónicos durante una reunión no sólo distrae sino que también molesta a todos los que te rodean.
Lo mismo de siempre: pruebe diferentes lugares para las reuniones para romper la monotonía y estimular la creatividad.
- El problema: las reuniones duran más que una temporada de la NHL.
La solución: ¿ Alguna vez ha estado en una reunión que sigue y sigue y dura el doble de lo necesario? Todos lo hemos hecho, por eso es una gran idea establecer un límite de tiempo. Luego, si la sesión se desvía o alguien siente la necesidad de hablar interminablemente sobre una situación, puedes recordarles a todos que el tiempo es limitado.
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El escritor Víctor Hugo dijo una vez que “por muy corta que sea la vida, la hacemos aún más corta con la pérdida descuidada del tiempo”. Cuando esté en las reuniones, tenga siempre en cuenta ese consejo. Usted, su equipo y sus resultados estarán más felices a medida que aumente la productividad y todos permanezcan bien informados.
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