¿Qué son los gastos comerciales?

Hay un viejo cliché que dice que hay que gastar dinero para ganar dinero. Es el tipo de cosas que tu profesor de finanzas en quiebra dice por encima de sus gafas mientras intenta decirte lo inteligente que es pedir un préstamo enorme para pequeñas empresas. (Nota: no hagas esto.) Pero, como todos los clichés, tiene alguna base de hecho. Resulta que no es gratis administrar un negocio. Si tienes un negocio, tendrás gastos comerciales.

Entonces, ¿qué son los gastos comerciales? Son un poco de todo: costos iniciales, equipo que tienes que comprar o alquilar, el dinero que gastas en un lugar para hacer negocios (como una oficina o una tienda) y un montón de otras pequeñas cosas que nunca habría pensado antes de aventurarse en el salvaje mundo de los negocios.

Entonces, hablemos de ellos.

¿Qué son los gastos comerciales?

Los gastos comerciales son los costos de funcionamiento de su negocio día a día. En su declaración de ingresos, los gastos comerciales se restan de sus ingresos. Lo que queda es su ingreso neto imponible.

Estos gastos “ordinarios y necesarios” (en pocas palabras: cosas en las que usted y otros en su industria tienen que gastar dinero para administrar su negocio, pero seamos honestos, en realidad todo lo determina el IRS) que mantienen su negocio en funcionamiento se pueden deducir de su impuestos .

Tres tipos básicos de gastos comerciales

Cuando informa gastos comerciales con fines de deducción, el IRS le pedirá que los clasifique en estos tipos:

Gastos fijos

Al igual que una hipoteca fija, el costo comercial fijo es el mismo, o casi el mismo, cada vez que lo paga. Piense en alquiler, servicio de Internet o una tarifa de suscripción.

Gastos variables

Como su nombre lo indica, los gastos variables varían de un mes a otro y también suelen ser su mayor gasto. Los gastos de nómina pueden variar si utiliza trabajadores independientes u ofrece pago de horas extras, y el alquiler de equipos con frecuencia también aparece como un gasto variable.

Gastos Periódicos

Los gastos periódicos son sus gastos emergentes , como reemplazar el equipo o realizar reparaciones. Pero estos también pueden ser gastos que son poco frecuentes y que no están en su radar: gastos anuales como el registro del vehículo o la renovación de licencias. Para que no lo tomen desprevenido, revise sus gastos periódicos reportados año tras año para intentar estimar cuánto gastó y qué esperar.

Bien, esas son las categorías de gastos, pero la pregunta más importante que tienen la mayoría de los dueños de negocios es: “¿Qué gastos puedo deducir realmente ?”

¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos comerciales deducibles?

Si un gasto cumple con la regla “ordinaria y necesaria” establecida por el IRS, generalmente es deducible de impuestos. Pero ciertos gastos, como comidas y obsequios, son sólo parcialmente deducibles.

Estos son algunos de los gastos comerciales que puede deducir completamente de sus impuestos:

Material de oficina

Esto podría ser cualquier cosa, desde un paquete de 20 bolígrafos hasta una computadora portátil y una suscripción a un software de nómina.

Alquilar

Si paga el alquiler de un edificio utilizado para su negocio (podría ser una oficina, una tienda o un almacén) y no es su hogar, puede cancelarlo por completo. Siga leyendo si trabaja desde casa.

Costos de seguro

Cuando se necesita un tipo particular de seguro (responsabilidad civil, negligencia, etc.) en su línea de trabajo, eso podría considerarse un gasto comercial “ordinario y necesario”.

Salarios pagados a los empleados

Los salarios de los empleados (incluidos los contratistas independientes) normalmente restarán una gran parte de sus ingresos, así que no lo deje pasar como un gasto comercial deducible.

Programas de beneficios para empleados

Si su empresa ofrece programas de beneficios para empleados, como incentivos de bienestar y cobertura de atención médica, el costo de esos programas se considera un gasto comercial.

Alquiler de equipos

Ya sea una pantalla grande para la presentación de un evento o un taladro para atravesar la roca, si es necesario para hacer negocios, es un gasto comercial deducible.

Comisiones bancarias

Si paga tarifas de tarjeta de crédito, una tarifa de suscripción a software de punto de venta o tarifas bancarias para sus cuentas comerciales, dedúzcalas.

Gastos contables (incluida la preparación de impuestos)

Si no tiene un contable en nómina, hay momentos y situaciones que son lo suficientemente grandes e importantes para un contador profesional . Los analizadores de números profesionales cuestan dinero. Gastos comerciales.

Gastos de servicios públicos

Sus sistemas de energía, Internet, agua/alcantarillado y teléfono son una necesidad en su lugar de trabajo: bastante sencillos. Sin embargo, si trabaja principalmente desde una oficina en casa, es mejor no intentar cancelar toda su factura de electricidad cuando también tiene una exhibición de luces navideñas de Clark Griswold y un jacuzzi que consume mucha energía. Estos gastos sólo son deducibles si los utilizas habitual y exclusivamente con fines laborales.

Honorarios legales

Los honorarios de abogados y judiciales se acumulan rápidamente. Si las tarifas en las que incurre están directamente relacionadas con su negocio y son necesarias para la operación diaria continua, eso es un gasto comercial.

Cuotas de membresía (como las de una organización profesional)

Mantener una licencia o membresía en organizaciones que lo ayudan a obtener créditos de educación continua o más credibilidad en su industria son deducibles.

Gastos de impresión y copia

Guarde los recibos de la tienda local o del servicio de impresión en línea. Si tiene empleados que cargan cosas a la cuenta de la empresa y quiere estar seguro de poder deducirlos, conviértalo en un procedimiento operativo estándar para guardar facturas.

Gastos de marketing y publicidad

Lo llaman “medios pagos” porque tienes que pagar para que tus anuncios se destaquen en las redes sociales. Y si publica anuncios de radio o televisión o saca espacios publicitarios en correos locales, dedúzcalos también como gastos comerciales.

Impuestos sobre la nómina

Algunos impuestos sobre la nómina, como los impuestos al Seguro Social y Medicare, requieren que el empleador iguale la cantidad retenida de los salarios de los empleados. Esa parte que paga es un gasto deducible.

Pago interesado

Si ha obtenido algún tipo de préstamo para su negocio, puede deducir la parte de los intereses como gasto comercial.

¿Tiene preguntas sobre impuestos para pequeñas empresas? RamseyLos profesionales de impuestos de confianza son una extensión de su negocio.

Bien, sobre este último: nunca le recomendaríamos que se endeude para iniciar o administrar su negocio. La deuda aumenta exponencialmente su riesgo y no causa más que estrés. Pero si ya tienes un préstamo comercial, puedes y debes deducir los pagos de intereses. Luego, asegúrate de pagarle a ese tonto y no volver a pedir prestado nunca más. ¿Bueno?

¿ Qué tipos de cosas no son deducibles?

Por lo tanto, hay un par de cosas que podría considerar gastos comerciales que en realidad no puede deducir cuando llega el momento de hacer sus impuestos. Las cosas en esta categoría incluyen:

• Donaciones a campañas políticas o comités de acción política
• Membresías a clubes sociales o clubes de campo (incluso si lleva clientes a cenar o jugar una partida ocasional de golf)
• Cualquier cosa ilegal como sobornos o comisiones ilegales (que, por supuesto, no harías de todos modos)
• Regalos de más de $25 en valor
• Entradas a eventos deportivos o conciertos.

Aquí es donde es realmente importante consultar a un profesional de impuestos, como uno de nuestros proveedores locales respaldados por impuestos para pequeñas empresas (ELP, por sus siglas en inglés) para ayudarlo a determinar qué gastos son kosher. Puede ahorrarle un montón de dinero y molestias.

¿Puedo deducir gastos personales?

La respuesta corta es no. Pero a menudo hay al menos cierta superposición entre los gastos personales y comerciales. Si conduce su propio vehículo mientras hace negocios, puede deducirlo como gasto comercial (solo asegúrese de mantener registros detallados del kilometraje y los costos de combustible). Los automóviles son una de las áreas más comunes de superposición entre personal y negocios; trate a los demás de la misma manera: mantenga registros y recibos, observe cómo se relacionan directamente con su negocio y deduzca solo aquellas partes relacionadas con el negocio.

Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales

El propietario de un negocio exitoso sabe cuánto dinero entra y sale. Así es como sabe si su negocio es rentable o no. Aquí hay algunas formas básicas de comenzar a controlar su efectivo.

Configure una cuenta bancaria separada para su negocio.

Algo en lo que caen muchos emprendedores es en mezclar dinero personal con dinero comercial. Manténgalo separado para no terminar sobreestimando cuánto ingresa la empresa o, peor aún, pidiendo prestado de su cuenta personal para pagar los gastos comerciales. Informe a su banco que la cuenta es para una empresa y que podría obtener algunos beneficios.

Mantenga un archivo de recibos y facturas.

¡La carpeta manila vive! Guarde uno para sus recibos y facturas en papel y configure una carpeta digital para todos los recibos y confirmaciones de pago que lleguen en línea. Elija un día cada mes para revisarlos y organizarlos por fecha o categoría para que no sea tan abrumador cuando llegue el momento de declarar impuestos.

Obtenga un sistema para registrar sus gastos “superpuestos”.

Si tiene algunos gastos que se comparten entre uso comercial y personal, realice un seguimiento de su uso comercial. Ya sea un bloc de notas rayado en su automóvil, una hoja de cálculo o una aplicación (por supuesto que hay una aplicación), es muchísimo más fácil rastrear el kilometraje o las horas de uso diario de Internet que calcularlo mentalmente al final de una semana. (¡o mes!).

Organice sus sistemas con regularidad.

Incluso si tiene sistemas implementados, es probable que pierda algún recibo aquí o allá. Configure recordatorios mensuales o trimestrales para revisar y organizar para ver qué falta o qué podría estar duplicado. Es mucho más fácil lidiar con las facturas de unos pocos meses que revisar las de un año.

Obtenga ayuda con los gastos fiscales de su empresa

Por supuesto, la mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio es contar con la ayuda de un experto en impuestos para pequeñas empresas. Nuestros proveedores locales respaldados por impuestos (ELP) para pequeñas empresas pueden ayudarlo con todo, desde la contabilidad hasta la presentación de sus impuestos en esa época del año. Pueden ayudarlo a mantenerse al día con sus estimaciones de impuestos trimestrales y, si alguna vez hay cambios en el código tributario, su profesional puede estar allí para asegurarse de que no arruine nada.

¡Encuentre su profesional de impuestos hoy!

Tal vez te puede interesar:

1. 7 formas de superar el gasto emocional (1)
2. Los adolescentes y el baile de graduación: cómo controlar sus gastos (¡y los suyos!) (1)
3. Hábitos de gasto millonarios que te sorprenderán (1)
4. ¿Qué califica para gastos médicos de la HSA? (1)